Một người quản lý khách sạn phải chịu trách nhiệm cho hoạt động hằng ngày của khách sạn. Họ chịu trách nhiệm cho tất cả các việc từ kinh doanh, quản lý tài chính, lên kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo các dịch vụ, bao gồm từ bộ phận lễ tân, nhà hàng cho đến buồng phòng.
Người quản lý vừa phải có một cái nhìn chiến lược tổng quát, vừa có khả năng lên kế hoạch để tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời cũng phải chú ý đến các chi tiết, làm hình mẫu cho nhân viên để cung cấp và thể hiện một dịch vụ đúng chuẩn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Quản lý việc kinh doanh và con người có tầm quan trọng ngang nhau.
Trách nhiệm chính của một người quản lý và setup khách sạn khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại khách sạn, bao gồm:
Quản lý tài chính: họ chịu trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh, tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với tình hình tài chính của Khách sạn, thúc đẩy giới thiệu khách sạn ra thị trường, kiểm soát chi tiêu, và quản lý ngân sách. Người Quản lý phải duy trì hồ sơ thống kê và tài chính cho khách sạn, chịu trách nhiệm thiết lập và đạt doanh số bán hàng cùng mục tiêu lợi nhuận.
Điều hành nhân sự: Hoạt động của nhân viên trong tất cả các bộ phận bao gồm tiền sảnh, đặt phòng, ẩm thực, buồng phòng đều chịu sự giám sát của Quản lý khách sạn. Khi nhân viên có khiếu nại công ty, Người quản lý sẽ đóng vai trò là cầu nối để giải quyết vấn đề. Việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và kế hoạch nhân sự đều sẽ được thông qua quản lý của khách sạn. Giữ nhân viên làm việc trong một chế độ tốt và hài lòng là nhiệm vụ của người Quản lý.
Giám sát dịch vụ chăm sóc khách hàng: Quản lý Khách sạn cũng có trách nhiệm gặp gỡ, chào hỏi khách hàng, giải quyết bất kỳ khiếu nại, ý kiến, hoặc khó khăn từ khách hàng để đảm bảo khách luôn được cung cấp dịch vụ tốt, khiến họ hài lòng. Người quản lý cũng phải đảm bảo các sự kiện, hội nghị thực hiện suôn sẻ, khiến khách hàng quay lại và bổ sung thêm khách hàng mới.
Thủ tục pháp lý: tất cả các thủ tục bao gồm giấy phép kinh doanh, bảo hiểm, chứng nhận an toàn, hay bất kỳ thủ tục nào khác sẽ thuộc sự giám sát của Quản lý khách sạn. Mọi thứ cần được đảm bảo được thực hiện và lưu trữ hợp pháp. Thông thường sẽ có người được ủy quyền chịu trách nhiệm các loại giấy tờ pháp lý, nhưng người Quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm giám sát và sắp xếp mọi thứ.
Điều phối hoạt động chung: Trong khi vừa chịu trách nhiệm với khách hàng, nhà Quản lý vừa phải đảm bảo các bộ phận khác hoạt động hiệu quả. Việc giám sát bộ phận bảo trì là một ví dụ cho việc đảm bảo rằng các phòng khách được duy trì trong điều kiện tốt. Nhiệm vụ của người quản lý là đảm bảo rằng lúc nào cũng có sẵn nhân viên xuất hiện ngay tức khắc trong những lúc khẩn cấp. Nhu cầu bảo trì hệ thống điện nước luôn được chú ý và đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên bảo trì làm việc thường xuyên.
Quản lý an ninh: Hệ thống an ninh cần được lập và hoạt động hiệu quả, hệ thống báo cháy luôn được kiểm tra và sẵn sàng hoạt động. Sự an toàn còn được thể hiện ở việc khách sạn sẵn sàng nhận cất giữ những vật quý giá của khách hàng trong một két sắt an toàn mà không sợ bị đánh cắp. Việc đảm bảo an toàn cho khách là yêu cầu tiên quyết, và người quản lý khách sạn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo mọi thứ được an toàn.
Người quản lý vừa phải có một cái nhìn chiến lược tổng quát, vừa có khả năng lên kế hoạch để tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời cũng phải chú ý đến các chi tiết, làm hình mẫu cho nhân viên để cung cấp và thể hiện một dịch vụ đúng chuẩn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Quản lý việc kinh doanh và con người có tầm quan trọng ngang nhau.
Trách nhiệm chính của một người quản lý và setup khách sạn khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại khách sạn, bao gồm:
Quản lý tài chính: họ chịu trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh, tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với tình hình tài chính của Khách sạn, thúc đẩy giới thiệu khách sạn ra thị trường, kiểm soát chi tiêu, và quản lý ngân sách. Người Quản lý phải duy trì hồ sơ thống kê và tài chính cho khách sạn, chịu trách nhiệm thiết lập và đạt doanh số bán hàng cùng mục tiêu lợi nhuận.
Điều hành nhân sự: Hoạt động của nhân viên trong tất cả các bộ phận bao gồm tiền sảnh, đặt phòng, ẩm thực, buồng phòng đều chịu sự giám sát của Quản lý khách sạn. Khi nhân viên có khiếu nại công ty, Người quản lý sẽ đóng vai trò là cầu nối để giải quyết vấn đề. Việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và kế hoạch nhân sự đều sẽ được thông qua quản lý của khách sạn. Giữ nhân viên làm việc trong một chế độ tốt và hài lòng là nhiệm vụ của người Quản lý.
Giám sát dịch vụ chăm sóc khách hàng: Quản lý Khách sạn cũng có trách nhiệm gặp gỡ, chào hỏi khách hàng, giải quyết bất kỳ khiếu nại, ý kiến, hoặc khó khăn từ khách hàng để đảm bảo khách luôn được cung cấp dịch vụ tốt, khiến họ hài lòng. Người quản lý cũng phải đảm bảo các sự kiện, hội nghị thực hiện suôn sẻ, khiến khách hàng quay lại và bổ sung thêm khách hàng mới.
Thủ tục pháp lý: tất cả các thủ tục bao gồm giấy phép kinh doanh, bảo hiểm, chứng nhận an toàn, hay bất kỳ thủ tục nào khác sẽ thuộc sự giám sát của Quản lý khách sạn. Mọi thứ cần được đảm bảo được thực hiện và lưu trữ hợp pháp. Thông thường sẽ có người được ủy quyền chịu trách nhiệm các loại giấy tờ pháp lý, nhưng người Quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm giám sát và sắp xếp mọi thứ.
Điều phối hoạt động chung: Trong khi vừa chịu trách nhiệm với khách hàng, nhà Quản lý vừa phải đảm bảo các bộ phận khác hoạt động hiệu quả. Việc giám sát bộ phận bảo trì là một ví dụ cho việc đảm bảo rằng các phòng khách được duy trì trong điều kiện tốt. Nhiệm vụ của người quản lý là đảm bảo rằng lúc nào cũng có sẵn nhân viên xuất hiện ngay tức khắc trong những lúc khẩn cấp. Nhu cầu bảo trì hệ thống điện nước luôn được chú ý và đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên bảo trì làm việc thường xuyên.
Quản lý an ninh: Hệ thống an ninh cần được lập và hoạt động hiệu quả, hệ thống báo cháy luôn được kiểm tra và sẵn sàng hoạt động. Sự an toàn còn được thể hiện ở việc khách sạn sẵn sàng nhận cất giữ những vật quý giá của khách hàng trong một két sắt an toàn mà không sợ bị đánh cắp. Việc đảm bảo an toàn cho khách là yêu cầu tiên quyết, và người quản lý khách sạn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo mọi thứ được an toàn.